Οι κίνδυνοι που ελλοχεύουν στη χρήση εταιρικού e-mail και πώς να προστατευθείτε

Όλοι οι υπάλληλοι κάθε εταιρείας έχουν λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τους παρέχει η εταιρεία. Στην Κύπρο δεν υπάρχει ιδιαίτερη νομοθεσία σχετικά με την πολιτική που πρέπει να ακολουθείτε όσων αφορά τα εταιρικά e-mail. Σύμφωνα όμως με την εταιρική δεοντολογία, το εταιρικό e-mail πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για σκοπούς της εταιρείας.

Πολλές φορές οι εταιρείες δίνουν το δικαίωμα στους υπαλλήλους τους να χρησιμοποιούν το εταιρικό e-mail και για προσωπική χρήση, δηλαδή να αποστέλλουν και να λαμβάνουν e-mails για δικό τους σκοπό. Παρόλο που αυτό από μόνο του δεν είναι τόσο επικίνδυνο, λόγω της κακής χρήσης που κάνουν οι εργαζόμενοι ελλοχεύουν πολλοί κίνδυνοι για την εταιρεία.

Οι εργαζόμενοι συχνά χρησιμοποιούν το e-mail της εταιρείας για να προωθούν χαριτωμένα videos που λαμβάνουν, ενισχύοντας μ’ αυτό τον τρόπο το spamming και διακυβεύοντας το όνομα της εταιρείας. Με την προώθηση τέτοιων μηνυμάτων που στέλλονται σε πάρα πολύ κόσμο, οι επαφές της εταιρείας διαδίδονται σε μεγάλο βαθμό, με αποτέλεσμα οι πελάτες της να λαμβάνουν spam e-mails από διάφορους spammers που εκμεταλλεύονται αυτή την κατάσταση. Το κοινό έχει την τάση να θεωρεί επίσημη δήλωση κάθε τι που φτάνει κοντά του και φέρει το όνομα της εταιρείας. Γι’ αυτό υπάρχει μεγάλος κίνδυνος να αμαυρωθεί η εικόνα της εταιρείας. Όχι μόνο γιατί αποστέλλει μηνύματα τα οποία δε σχετίζονται με τη δράση της, αλλά και γιατί πολλές φορές αυτά τα μηνύματα μπορεί να έχουν άσεμνο ή προσβλητικό περιεχόμενο.

Επίσης οι υπάλληλοι συνηθίζουν να χρησιμοποιούν το εταιρικό e-mail έτσι ώστε να επικοινωνούν μεταξύ τους. Αυτό όμως δεν έχει να κάνει πάντοτε με το περιεχόμενο της δουλειάς τους. Μπορεί να μιλούν για άσχετα θέματα, να το χρησιμοποιούν ως μέσο για κουτσομπολιό ή ακόμα για να φλερτάρουν με τους συναδέλφους τους. Μ’ αυτό τον τρόπο οι εργαζόμενοι ξοδεύουν τον εργάσιμο χρόνο χωρίς να προσφέρουν στην εταιρεία και παράλληλα θέτουν σε κίνδυνο την εικόνα της αν κυκλοφορήσουν προς τα έξω τέτοιου είδους μηνύματα.

Παραδείγματα από αληθινές ιστορίες

Η εταιρεία Cable & Wireless απόλυσε 6 υπαλλήλους όταν εντόπισε την κακή χρήση που έκαναν στο εταιρικό e-mail, εφόσον κατέβαζαν δεδομένα από το διαδίκτυο και τα απέστελλαν μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας. Μια άλλη περίπτωση, η εταιρεία κινητής τηλεφωνίας Orange απέλυσε 40 υπαλλήλους για τη διανομή ακατάλληλου υλικού μέσω του e-mail της εταιρείας. Ένα άλλο παράδειγμα αφορά την εφημερίδα New York Times η οποία έστειλε 23 μέλη του προσωπικού της για σ’ ένα σεμινάριο για την ΄΄αποστολή προσβλητικών μηνυμάτων στο χώρου του γραφείου΄΄. Στην αρχή όμως του σεμιναρίου η διοργανώτρια εταιρεία έδιωξε 2 υπαλλήλους όταν αντιλήφθηκε την κατάχρηση που έκαναν στο e-mail του γραφείου.

Ακόμη ένα παράδειγμα που φανερώνει τους κινδύνους που ελλοχεύουν από την κακή χρήση του εταιρικού e-mail είναι αυτή του Richard Phillips, νομικού εκτελεστή. Ο Richard Phillips συνήθιζε να αποστέλλει μηνύματα στη γραμματέα του που δεν αφορούσαν πάντοτε το περιεχόμενο της δουλειάς τους. Όταν ο φίλος της γραμματέας διαβίβασε αυτά τα e-mails, ο Richard Phillips περιγελάστηκε για το περιεχόμενο των μηνυμάτων και αναγκάστηκε να παραιτηθεί.

Αυτά τα παραδείγματα δείχνουν πόσο επικίνδυνη μπορεί να υπάρξει η κακή χρήση του εταιρικού e-mail, τόσο για την εταιρεία αλλά και για τους ίδιους τους εργαζόμενους.

Πώς μπορείτε να αποφύγετε την κακή χρήση του εταιρικού e-mail

Πρώτα απ’ όλα για να είστε καλυμμένη ως εταιρεία, θα πρέπει να συντάξετε ένα καταστατικό με την πολιτική της επιχείρησης όσων αφορά τη χρήση του εταιρικού e-mail. Έπειτα θα πρέπει να ετοιμάσετε ένα σχετικό έντυπο το οποίο θα διανέμετε σε όλους τους εργαζόμενους σας και θα τους ζητάτε να το υπογράψουν. Σ’ αυτό το έντυπο πρέπει να τους ξεκαθαρίζεται τα πλαίσια στα οποία μπορούν να χρησιμοποιούν το e-mail της εταιρείας. Αν για παράδειγμα μπορούν να το διαχειρίζονται για προσωπική χρήση και μέχρι ποιου σημείου. Επιπλέον θα πρέπει να τους ενημερώνετε τι περιεχόμενο μπορούν να αποστέλλουν μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας. Ακόμη πρέπει να δηλώνετε αν επιθυμείτε να σας ενημερώνουν όταν λαμβάνουν μηνύματα διαφορετικού περιεχομένου.

Μετέπειτα μπορείτε να περάσετε στο στάδιο του ελέγχου των λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υπαλλήλων σας. Κάθε εταιρεία δικαιούται να παρακολουθεί τα e-mails των υπαλλήλων της διότι πρέπει να είναι καλυμμένη νομικά απέναντι σε μηνύσεις. Αν οι υπάλληλοί της χρησιμοποιούν το εταιρικό e-mail για να στέλλουν διαφημιστικά μηνύματα spam σε φίλους και γνωστούς τους, χωρίς την έγκριση της εταιρείας και των παραληπτών μπορεί η εταιρεία να λάβει μηνύσεις.

Στη διαδικασία παρακολούθησης πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί όμως για να μην κατηγορηθείτε από το Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα για παρακολούθηση προσωπικών στοιχείων. Γι’ αυτό το λόγο, αν σκοπεύετε να προχωρήσετε στον έλεγχο των εργαζομένων σας σχετικά με τα e-mails τους, θα πρέπει να τους ενημερώσετε από πριν μέσω του έντυπου που θα υπογράψουν, έτσι ώστε να είναι εις γνώση τους και να δηλώνουν πως συγκατατίθενται. Ακόμη και αν οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διατηρούν οι υπάλληλοί σας, τους έχουν παραχωρηθεί από την εταιρεία, από τη στιγμή που έχουν πρόσβαση με το όνομα και τον κωδικό τους, αποτελούν προσωπικά δεδομένα και χρειάζεται η έγκρισή τους για να τα ελέγξετε.

Όταν αποφασίσετε τους τρόπους με τους οποίους θα δράσετε με σκοπό να διασφαλίσετε το εταιρικό e-mail, θα πρέπει να σκεφτείτε και πως θα λειτουργήσετε σε περίπτωση που εντοπίστε κάποια παράβαση. Κάθε περίπτωση βέβαια είναι ξεχωριστή όμως σε περίπτωση που εκτεθεί ή κινδυνεύει να εκτεθεί η εταιρεία, η πειθαρχική ποινή μπορεί να φτάσει και μέχρι την απόλυση. Θα ήταν καλό να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας σχετικά με αυτό το ζήτημα, έτσι ώστε να συνειδητοποιήσουν τη σοβαρότητα του θέματος. Ακόμη είναι πολύ σημαντικό, όταν κάποιος υπάλληλος απολυθεί να διακόπτεται άμεσα ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, για να μην υπάρξουν προβλήματα.